Debes saber que en las empresas de clase mundial tienen una imagen corporativa donde pueden incluir hasta los colores y tipo de letra que se usarán en los reportes. Por lo que si tu dominas el formato de celdas en Excel, no tendras problema para seguir esos estándares. Algunos de los temas son:
En muchas ocasiones encontrarás que se puede tomar una decisión más rápido cuando ves los resultados representados en una gráfica. También se pueden incorporar imágenes y gráficos Smart Art para ilustrar y complementar los datos mostrados en Excel. Por ello, veremos temas como:
Cuando comenzamos a trabajar con reportes donde se requiere calcular totales, promedios, comisiones, mensualidades a pagar, etc., debemos asegurarnos de escribir las fórmulas corréctamente. Además, si la fórmula debe colocarse en miles de registros será necesario saber manejar los tipos de referencias para arrastrar la fórmula sin mayor problema. A estas alturas también las funciones básicas serán de gran ayuda. Así que aquí te mostramos lo siguiente:
Dentro de una empresa, es un hecho que cada libro de Excel, tendrá varias hojas en las que se encuentra la información para un solo reporte. Por lo tanto, será necesario utlizar funciones de búsqueda que nos permitan traer la información requerida. Además, verás las distintas formas de proteger los datos de tus reportes.
Con lo anterior, ya puedes lograr que excel tenga la capacidad de tomar decisiones. Con las funciones anidadas excel puede tomar decisiones basándose en varios criterios. Esto te va a permitir enfocar tu atención solamente en los registros que cumplan con los criterios que tú has indicado. Obviamente para lograr esto, también tienes que saber usar filtros, tablas dinámicas y otras herramientas de análisis.
En esta etapa ya nos dimos cuenta de que el tiempo es clave. Por lo que si un reporte requiere de mucho tiempo, lo mejor es buscar otra forma de llevarlo a cabo. Un recurso muy valioso para tareas laboriosas o repetitivas, son las macros. Hay dos formas de crear macros: Con la grabadora de macros o mediante programación.
Cuando se trata de traer varios registros que cumplan los criterios desde otras hojas u otros libros de excel, podemos hacer uso de los filtros avanzados y si los combinas con una macro, puedes crear una herramienta muy poderosa. Hablando de bases de datos, te será de mucha ayuda saber cómo tratar los datos que los sistemas te mandan con formato distinto al que tu requieres, por ejemplo:duplicados, varios datos en una columna, fechas con formato de texto, etc.
Cuando se trabaja con miles de registros es muy importante saber obtener respuestas lo más rápido posible. Para lograrlo podemos apoyarnos de los subtotales, de agrupamientos y del formato condicional mediante fórmulas. También será común que se requiera de analizar varias respuestas para elegir la más óptima y esto lo podemos hacer mediante las herramientas de análisis de hipótesis. Algunos de los temas en esta etapa son:
Imagina que te ascienden y en tu nuevo puesto ya existen formatos con fórmulas, funciones y tablas dinámicas; y resulta que cuando cambias un dato te das cuenta de que tambien cambiaron los resultados de otras hojas. En esos casos es muy conveniente saber rastrear las celdas dependientes y precedentes. También será muy necesario saber trabajar con fechas y horas para calcular tiempos de entrega y pagos. Además, cuando las bases de datos crecen contínuamente, te será de mucha ayuda saber crear rangos dinámicos. Algunos de los temas son:
Es bien sabido que en varias ocasiones es necesario combinar la información de varias bases de datos en una tabla dinámica por ejemplo. Tambien es un hecho que algunas empresas tienen información en la web por lo que será necesario saber establecer conexiones de distintas fuentes de datos externos. Además, cuando estés en una reunion y te pidan analizar varias situaciones con tu reporte, te ayudará mucho un Dashboard para llevarlo a cabo. Veremos temas como:
